Для чего нужна копия трудовой

Для чего работнику может понадобиться копия трудовой книжки

Задаваясь вопросом, для чего нужна копия трудовой книжки, надо просто осознать суть такого понятного и привычного документа. Эта особенная книжка сопровождает человека с первого дня его трудовой деятельности и до последнего. Её содержание полностью раскрывает весь трудовой путь и даже отношение к работе, если можно так выразиться. Работодатель вправе вносить туда записи не только о поощрениях работника за хорошую работу. Если взаимоотношения работника и работодателя закончились серьёзным конфликтом, что привело к увольнению работника, то и соответствующую запись можно занести в эту книжку. А это не может не повлиять на трудоустройство в дальнейшем. Такой полнейшей информации об одной из сторон жизни человека нет больше ни в одном личном документе гражданина России. Наверное, поэтому законодателям, да и многим экспертам в области труда и занятости, так трудно отказаться от самого понятия «трудовая книжка». В большинстве стран бывшего СССР отказались, посчитав, видимо, это вторжением в личную жизнь. А нам скрывать нечего, мы открыты для раскрытия информации о себе.

И поскольку этот документ по важности имеет значение, наверное, второе после паспорта, значит и копии должны быть под рукой. Копии паспорта мы делаем, не задаваясь вопросами. Копия документов всегда где-нибудь и когда-нибудь может потребоваться. В отличие от паспортной, которая действительна до конца действия паспорта, срок действия копии трудовой книжки ограничен следующей записью в ней. Но это в обычном штатном понятии. То есть для предъявления потенциальным работодателям, для отражения трудовой деятельности. Чаще всего при поступлении на работу спрашивают резюме, которое составляется с указанием точных дат приёма и увольнения на прошлых местах работы. Вот для этого и может понадобиться копия, хранящаяся дома. Не запоминать же все даты наизусть.

Интерес Федеральных служб

Но чиновники разных ведомств тоже стали её использовать для своих оценок по своим критериям. Недавно расформированная Федеральная миграционная служба почему- то требовала копию книжки для оформления заграничного паспорта. Службу ликвидировали, копия трудовой перестала быть необходимой, а загранпаспорта выдаются всем желающим. Следующее ведомство, которое запрашивает копию ТК, – Пенсионный фонд. Вроде логично. Книжка, деятельность на ниве созидания, стаж, начисление пенсии. «Но» заключается в том, что чиновники этого фонда имеют доступ к оригиналу трудовой книжки, который им предоставляет гражданин пред пенсионного возраста. Но просят и копию. Ещё одно место, где, бывает, и заинтересуются записями о труде, это Федеральная налоговая служба. При подаче заявлений на социальные отчисления запрашивают копию трудовой книжки. Не отстают в своём желании поинтересоваться трудовой деятельностью гражданина России и сотрудники консульских отделов Посольств некоторых стран, например, Японии. В пакете документов на сдачу для получения визы в их страну значится и ксерокопия трудовой. Обязательно заверенной.

Вообще, копии трудовой книжки хорошо иметь в достаточном количестве и раздавать, куда требуется. А в личных целях она нужна на случай утраты оригинала. Не обязательно книжка может быть утеряна самим владельцем. Порча и пропажа не исключена и в месте её хранения, то есть в канцелярии предприятия, на котором работает гражданин. Но эти книжки подлежат восстановлению. И при наличии копии процесс значительно ускорится.

Читать еще: Как быстро закрыть ип с долгами

Банки – самые внимательные читатели трудовых книжек

Самые большие любители книжек – это банки. Вот там точно потребуется, но уже заверенная, копия трудовой книжки. И период действия таких копий разные банки назначают по-разному. В некоторых банках этот период может длиться всего 1 месяц. Даже в случае, когда рассмотрение кредитного дела клиента в банке затягивается самим банком, то «срок годности» копии трудовой книжки всё равно заканчивается. Банк просит принести новую, даже если в ней нет никаких новых записей. Банки даже разрабатывают свои правила для копирования ТК. Выучивать их не стоит, потому что в разных банках может всё различаться кардинально. Представители банков на основании записей в книжке оценивают платёжеспособность клиента. Там есть разработанные критерии, по которым банк делает свои оценки. Например, очень частые перемены места работы – не самый лучший показатель при принятии решений банковскими служащими.

Проще всего сделать копию ТК человеку работающему.

Важно! По заявлению работника служащие отдела кадров обязаны в течение 3 дней сделать копию сами. Причём абсолютно бесплатно.

К этому их обязывает законодательство нашей страны. Заверить её можно и нужно там же. Нотариальное заверение требуется в единичных случаях для получения сертификатов подтверждения некоторых профессий. А во всех остальных случаях эти копии заверяют на последнем месте работы. Нет ни одной причины, по которой бы можно было отказать в этой просьбе, даже если не указывать место, для которого требуется копия трудовой книжки. Её заказать можно и для себя на всякий случай. Процесс изготовления не слишком затруднителен, поэтому вряд ли такая просьба сильно обременит служащих кадрового отдела. Но в небольших компаниях, где нет никаких отделов кадров, а единственный бухгалтер работает удалённо, такая просьба может показаться нелепой. А если сказать, что это нужно для банка, устоять не сможет ни один владелец компании, что-нибудь придумает. И вы обзаведётесь копией своей трудовой книжки.

Подытоживая ситуации, в которых может понадобиться копия трудовой книжки, можно составить основной список:

для себя. На случай утраты или собственного повторного прочтения;
для Пенсионного фонда;
для Федеральной налоговой службы;
для получения визы в некоторые страны;
для предъявления потенциальному работодателю;
для получения банковского кредита.

В конце концов, копию трудовой книжки приятно порой полистать самому, повспоминать, как, где, когда, что было. Показывать детям, внукам, особенно, если стаж уже солидный и есть что показывать.

Куда требуется копия трудовой книжки?

Ответить на вопрос, для чего нужна копия трудовой книжки, можно очень по-разному. Эта копия – подтверждение занятости гражданина (официальное трудоустройство) на протяжении определенного времени или текущий момент. Такие копии запрашивают банки, кредитные системы, пенсионные структуры и многие другие организации.

Порядок выдачи копии

Законодательство РФ в области трудовых взаимодействий требует, чтобы трудовую работодатель хранил у себя, а сотруднику копию трудовой книжки предоставлял при необходимости.

Получить трудовую книжку на руки работник может лишь в двух случаях:

При разрыве отношений с предприятием.
По запросу ПФР для обязательного социального обеспечения.

Читать еще: Как на айфон загрузить книгу

Иных причин выдать на руки трудовую книжку система законов РФ не предусматривает. И если работодатель отдаст книжку работнику на руки, он нарушит закон, за что может быть наказан надзорной структурой в сфере организации труда.

Поэтому при необходимости выдают копию трудовой книжки для банка или любой другой организации, а оригинал оставляют на предприятии.

Если возникает потребность, оформить копию трудовой книжки как для банка, так и для других нужд работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника.

Вот условия предоставления копии:

оформление производят без взимания с работника платы;
копия должна быть изготовлена и выдана работнику не позже, чем через 3 рабочих дня;
если там, где нужна копия трудовой книжки, требуют заверение, на копии должна быть роспись кадровика или другого должностного лица, а также печать организации.

Копию можно предоставлять как в электронном виде (сканы листов), так и в виде бумажных ксерокопий. Причём копируют каждый лист книжки и имеющихся вкладышей, в том числе пустые листы.

Если гражданин в настоящее время не работает, он может сам снять копию и принести ее вместе с оригиналом в организацию, куда требуется копия трудовой книжки. Там копию заверяет сотрудником этой организации, ставит печать, а оригинал возвращает на руки обладателю.

Где потребуется копия

Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно. Вот несколько моментов, когда этот документ непременно запросят:

при собеседованиях во время новых попыток трудоустройства;
в банковских структурах при принятии решений о кредитовании;
во время оформления визы для поездки в другую страну или загранпаспорта;
при попытке оформить льготу или субсидию в структурах органов соцзащиты.

На практике чаще всего возникает вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для кредита. Здесь нет единого правила, поэтому образец копии трудовой книжки для этой цели банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают с разными требованиями к нему.

Копию обычно выполняют только с одной стороны листа, но можно размещать на листе 2 разворота сразу. Главное, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.

Если последняя запись помещена внизу разворота, то нужно скопировать и следующий (пустой) разворот. Так комиссия по анализу документов будет избавлена от подозрений в том, что в книжке есть еще записи, не предъявленные для изучения.

Последнюю страницу заверяют подписью кадровика и печатью дважды:

первый раз делают синими чернилами на копии запись о том, что сотрудник работает по настоящее время;
второй раз – страницу в целом (так же, как и предыдущие).

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Иногда работники обращаются в бухгалтерии организации, где они работают, с просьбой выдать им копию трудовой книжки. Для чего может понадобиться этот документ? Как оформить копию трудовой книжки? И нужно ли хранить копии трудовых книжек работников после увольнения?

Для чего нужна копия трудовой книжки

Работник может попросить копию трудовой книжки для самых разных целей:

для получения кредита в банке;
для предъявления будущему работодателю при поиске новой работы;
для оформления субсидий и льгот в органах соцзащиты населения:
для каких-либо судебных разбирательств и т.д.

Читать еще: Как получить визу через мфц

Срок выдачи копии трудовой книжки

Если работник подал письменное заявление с просьбой выдать ему копию трудовой книжки, то такую копию необходимо сделать и передать ему в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).

Срок действия копии трудовой книжки законодательством не установлен. Нужно понимать, что копия подтверждает содержание трудовой книжки лишь на момент ее изготовления. Уже на следующий день в трудовую книжку могут быть внесены дополнительные записи. Как правило, организация или орган, требующие представления копии трудовой книжки, сами ограничивают срок действия копии трудовой книжки (например, один месяц с момента заверения).

Как заверить копию трудовой книжки

Сделайте копии нужных работнику страниц трудовой книжки. Далее можно либо сшить эти страницы и заверить сразу всю подшивку. Либо заверить каждую страницу отдельно.

Заверение делается следующим образом (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 , утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст):

слово «Верно» или «Копия верна»;
наименование должности лица, заверившего копию;
его подпись;
расшифровка подписи (ф.и.о.);
дата заверения.

Если копия трудовой книжки выдается для представления в другую организацию, необходимо дополнительно указать место хранения подлинника трудовой книжки (то есть указать наименование организации, в которой хранится трудовая книжка) и заверить эту запись печатью организации при ее наличии.

Также для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Можно ли выдать вместо копии саму трудовую книжку

Если работник не увольняется, то отдать ему трудовую книжку можно только в одной ситуации – если он оформляет пенсию. Тогда он вправе получить трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента подачи в бухгалтерию письменного заявления. Но, поскольку за сохранность трудовой книжки отвечает работодатель, важно получить с работника расписку, что он получил трудовую книжку на руки (ст. 62 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).

Нужно ли хранить копии трудовых книжек после увольнения сотрудника

Теоретически копия трудовой книжки может понадобиться, например, для подтверждения страхового стажа уволившегося работника при проверке правильности начисления ему соцстраховского пособия. Верховный суд неоднократно приходил к выводу, что законодательством не предусмотрена обязанность работодателя хранить копии трудовых книжек. На момент обращения в ФСС за средствами на выплату пособия организации, как правило, представляют все необходимые подтверждающие документы. И если на тот момент претензий к работодателю не было, то и впоследствии их быть не должно (Определение ВС от 08.11.2017 N 302-КГ17-16190 ).

Переход на электронные трудовые книжки

С 2020 г. запланирован переход на электронные трудовые книжки. В течение 2020 года трудовые книжки будут вестись одновременно в бумажном и электронном виде. А вот уже с 2021 года планируется полный отказ от бумажных книжек, если только сам работник не пожелает сохранить бумажную книжку. Подробно о новом порядке мы рассказали в отдельной консультации.

Источники:

http://kadrovyhdel.ru/trudovaya/knizhka-dlya-chego-nuzhna-kopiya.html

http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/kuda-treb-kopiya-trud-knizhki.html

http://glavkniga.ru/situations/s502812